ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ 
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Δ/ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ
ΤΜΗΜΑ ΜΕΘΟΔΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ	Αθήνα, 21 Ιανουαρίου 2008
Αριθμ. Πρωτ.:
ΔΙΑΔΠ/Α/1956	

Ταχ. Διεύθυνση:	Βασ. Σοφίας 15		ΠΡΟΣ 
Αποδέκτες  του Πίνακα Διανομής	
Ταχ. Κώδικας:	106 74 Αθήνα			
FAX:	210 33 93 175			
Πληροφορίες:	Μ. Δεβετζή
			
Τηλέφωνο:	213 1313 52			
E– mail:	m.devetzi@ypesdda.gov.gr			

ΘΕΜΑ: «Εφαρμογή των διατάξεων που αφορούν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών»

            Όπως σας έχει γνωστοποιηθεί, με  προγενέστερες εγκυκλίους μας, με τις διατάξεις των άρθρων 5 του Ν.3242/04 (ΦΕΚ 102/Α΄) και 16 του Ν. 3448/06 (ΦΕΚ 57/Α΄), καθιερώθηκε η αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών κατά την έκδοση διοικητικών πράξεων και ειδικότερα είτε κατόπιν συναίνεσης του ενδιαφερόμενου πολίτη είτε υποχρεωτικά από τη Διοίκηση. Στόχος των ρυθμίσεων αυτών είναι η απεμπλοκή των πολιτών από  την αναζήτηση δικαιολογητικών, τα οποία είναι απαραίτητα για την έκδοση   διοικητικών πράξεων, με σκοπό την καλύτερη και ταχύτερη εξυπηρέτησή τους κατά τις συναλλαγές τους με τη Δημόσια Διοίκηση. Ήδη αναζητούνται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτα 28 δικαιολογητικά και μετά από εξουσιοδότηση του πολίτη 184 δικαιολογητικά. 

          Προκειμένου να ελεγχθεί η πορεία της εφαρμογής της αυτεπάγγελτης αναζήτησης (υποχρεωτικής ή μη) η υπηρεσία μας συγκέντρωσε και επεξεργάστηκε σχετικά στοιχεία που ζητήθηκαν από όλες τις υπηρεσίες με εγκυκλίους. Από την επεξεργασία αυτή διαπιστώθηκε ότι σε πολλές περιπτώσεις δεν εφαρμόζονται οι διατάξεις της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών ακόμη και όταν πρόκειται για δικαιολογητικά που έχουν ενταχθεί στην υποχρεωτική αναζήτηση.  

Επίσης, παρατηρήθηκε ότι υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες οι υπηρεσίες ζητούν από τους ενδιαφερόμενους να υποβάλλουν οι ίδιοι δικαιολογητικά τα οποία οφείλουν να τα αναζητήσουν  οι ίδιες αυτεπάγγελτα, και οι αρμόδιες για την έκδοση των δικαιολογητικών αυτών υπηρεσίες να αρνούνται  την έκδοσή τους με την αιτιολογία ότι ανήκουν στην υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και για το λόγο αυτό οφείλει να τα αναζητήσει υποχρεωτικά η υπηρεσία που ζητά την προσκόμισή τους.

     Αποτέλεσμα της στάσης αυτής των υπηρεσιών είναι να καταστρατηγούνται οι διατάξεις οι οποίες έχουν θεσπιστεί με αποκλειστικό στόχο την πάταξη της γραφειοκρατίας και την εξυπηρέτηση του πολίτη και να παρατηρούνται φαινόμενα σύγχυσης στους πολίτες ως προς τις ισχύουσες διατάξεις και έλλειψη ομοιογένειας στην λειτουργία της δημόσιας διοίκησης, με συνέπεια τον κλονισμό της εμπιστοσύνης των πολιτών προς αυτή και την αξιοπιστία της.

      Κατόπιν των ανωτέρω, προκειμένου  να έχουμε σαφή εικόνα της εφαρμογής της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών, υποχρεωτικής ή μη, η οποία εντάσσεται στα λαμβανόμενα από τη Διοίκηση μέτρα για την αντιμετώπιση της γραφειοκρατίας κα τη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης  προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις και δεδομένου ότι έχει παρέλθει εύλογο χρονικό διάστημα από την εφαρμογή της, παρακαλούμε, να αποστείλετε στην υπηρεσία μας, τα ακόλουθα στοιχεία:

1)	Τον αριθμό πιστοποιητικών (ανά κατηγορία πιστοποιητικού) που έχει αναζητηθεί αυτεπάγγελτα, (υποχρεωτικά ή κατόπιν συναίνεσης του πολίτη),  καθώς και τον αριθμό των πιστοποιητικών που κατέθεσαν οι πολίτες (ανά κατηγορία πιστοποιητικού), σύμφωνα με τον επισυναπτόμενο πίνακα
2)	Την τήρηση ή μη της διαδικασίας αυτεπάγγελτης αναζήτησης των πιστοποιητικών (υποχρεωτικής ή κατόπιν συναίνεσης του πολίτη), το χρόνο αποστολής του αιτήματος και το χρόνο παραλαβής της απάντησης, καθώς και την ανταπόκριση της καθ ύλην αρμόδιας υπηρεσίας.
3)	Την τροποποίηση ή μη των σχετικών εντύπων των αιτήσεων της υπηρεσίας σας που συμπληρώνουν οι πολίτες, ώστε να αναγράφεται εμφανώς η υποχρέωση της υπηρεσίας να αναζητήσει αυτεπάγγελτα τα συγκεκριμένα πιστοποιητικά, καθώς και η δυνατότητα αναζήτησης των λοιπών πιστοποιητικών κατόπιν συναίνεσης του πολίτη.

Τα στοιχεία που θα αποσταλούν πρέπει να αφορούν την περίοδο 1 Ιανουαρίου 2007 έως και 31 Δεκεμβρίου 2007  
Η αποστολή στοιχείων πρέπει να ολοκληρωθεί το αργότερο μέχρι την 31η Μαρτίου 2008.

Σημειώνουμε ότι στην παρούσα επισυνάπτονται δύο (2) πίνακες. Ο πρώτος πίνακας συμπληρώνεται ως ανωτέρω και αφορά όσα πιστοποιητικά αναζητούνται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτα, ενώ ο δεύτερος πίνακας όσα πιστοποιητικά αναζητούνται μετά από συναίνεση του ενδιαφερόμενου πολίτη (προαιρετική αυτεπάγγελτη αναζήτηση). 

Επίσης, σας γνωρίζουμε ότι η υπηρεσία μας θα προβαίνει πλέον στην συγκέντρωση των στοιχείων που αφορούν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση σε ετήσια βάση, και ως εκ τούτου θεωρούμε αναγκαία την τήρηση σχετικών αρχείων από τις υπηρεσίες, ούτως ώστε να είναι σε θέση να παρέχουν τα σχετικά στοιχεία ολοκληρωμένα και με πλήρη σαφήνεια.

             Επιπλέον, προκειμένου να εξαλειφθούν οι δυσλειτουργίες που προαναφέρθηκαν κατά την εφαρμογή των διατάξεων της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών (υποχρεωτικής ή προαιρετικής) και να απαλειφθούν φαινόμενα ανομοιογένειας στο Δημόσιο που δημιουργούν σύγχυση στους πολίτες και εκθέτουν την Δημόσια Διοίκηση, επισημαίνουμε τα εξής :

1.	Την υποχρέωση όλων των εμπλεκόμενων υπηρεσιών για πιστή εφαρμογή των διατάξεων που αφορούν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών, τόσο  της προαιρετικής όσο και της υποχρεωτικής. 

2.	Την υποχρέωση των υπηρεσιών όταν προβαίνουν στην έκδοση ειδικών κανονιστικών ρυθμίσεων, όπως στην περίπτωση προκήρυξης διαγωνισμών για πρόσληψη, μετάταξη κ.λ.π. να  λαμβάνουν υπόψη όλες τις σχετικές διατάξεις που αφορούν την απλούστευση των διαδικασιών, δηλαδή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών (υποχρεωτικής ή μη),  της κατάργησης δικαιολογητικών ή της αντικατάστασής τους από υπεύθυνη δήλωση και να τις ενσωματώνουν στη διαδικασία που θεσμοθετούν. 

3.	Την υποχρέωση τροποποίησης όλων των εντύπων και κάθε είδους πληροφοριακού υλικού σύμφωνα με τις διατάξεις της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών, προαιρετικής ή υποχρεωτικής, ώστε να παρέχεται πλήρης και σαφής ενημέρωση προς τους πολίτες.

4.	Την υποχρέωση των υπηρεσιών για πιστή τήρηση των προθεσμιών που αναγράφονται στις οικείες  κοινές υπουργικές αποφάσεις με τις οποίες εντάσσονται τα δικαιολογητικά στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών, προαιρετική ή υποχρεωτική.
   
Σας υπενθυμίζουμε ότι για το σύνολο των διαδικασιών οι οποίες έχουν απλουστευθεί έχουν ενημερωθεί ήδη όλες οι αρμόδιες υπηρεσίες με σειρά εγκυκλίων μας ενώ σχετικές πληροφορίες μπορείτε να λάβετε από την ιστοσελίδα της Γ.Γ.Δ.Δ. & Η.Δ. www.gspa.gr  στην διαδρομή : «Δημόσια Διοίκηση - Εκσυγχρονισμός - Απλούστευση διαδικασιών – Αυτεπάγγελτη  Αναζήτηση δικαιολογητικών».

      Τέλος, επισημαίνουμε ότι, η υποχρέωση των υπηρεσιών για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών ελέγχεται πειθαρχικά, καθώς, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 116 και 117 του Υπαλληλικού Κώδικα, (Ν. 3528/2007), η μη εφαρμογή των περί απλούστευσης των διαδικασιών και καταπολέμησης της γραφειοκρατίας διατάξεων αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα το οποίο ελέγχει πειθαρχικά και ο Υπουργός Εσωτερικών, αρμόδιο δε είναι το υπηρεσιακό συμβούλιο του Υπουργείου Εσωτερικών. 

                                                                                                          Ο  Υφυπουργός

                                                                                                           Χρήστος  Ζώης

Εσωτερική διανομή
ΔΗΕΣ (Με την παράκληση να αναρτηθεί η
 παρούσα εγκύκλιος στην ιστοσελίδα www.gspa.gr
 στη διαδρομή «Δημόσια Διοίκηση – Εκσυγχρονισμός – 
Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση δικαιολογητικών – Θέματα γενικού 
ενδιαφέροντος για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση
δικαιολογητικών» 

ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΝΟΜΗΣ

ΠΡΟΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ:

1)	Όλα τα Υπουργεία
2)	Όλες τις Γενικές και Ειδικές Γραμματείες Υπουργείων και Αυτοτελείς Γενικές Γραμματείες
3)	Όλες τις Περιφέρειες
4)	Τα Επαρχεία του Κράτους
5)	ΥΠΕΣΔΔΑ / Γενική Διεύθυνση Οργάνωσης και Λειτουργίας ΟΤΑ
6)	Αυτοτελείς Υπηρεσίες
7)	Ανεξάρτητες Αρχές

ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ:

Γραφεία:
4)	Πρωθυπουργού
5)	Υπουργών, Αν. Υπουργού, Υπουργού Επικρατείας και Υφυπουργών
6)	Γενικών και Ειδικών Γραμματέων Υπουργείων και Γενικών Γραμματειών
7)	Γενικών Γραμματέων Περιφερειών 
8)	Νομαρχών και Προέδρων Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων
9)	Σώμα Επιθεωρητών – Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης
10)	ΚΕΔΚΕ (Ακαδημίας 65 & Γενναδίου 8, 106 78 Αθήνα)
11)	ΕΝΑΕ (Μεσογείων 15, Αθήνα)
12)	Όλα τα ΚΕΠ

Εσωτερικη διανομη:

 Γραφεία:
1.	κ. Υπουργου
2.	κ. Υφυπουργου
3.	κ. Γενικών Γραμματέων
4.	κ. Γενικών Διευθυντων
5.	κ. Διευθυντων

1ος ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΡΟΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ
Για Δικαιολογητικά που αναζητούνται ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΑ από τις υπηρεσίες
Α/Α	

Είδος πιστοποιητικού	Αριθμός πιστοποιητικών που αναζητήθηκαν αυτεπάγγελτα	Αριθμός περιπτώσεων που το πιστοποιητικό κατατέθηκε ως δικαιολογητικό από τον πολίτη	Τηρούνται οι προβλεπόμενοι χρόνοι διεκπεραίωσης
(ΝΑΙ/ΟΧΙ)	Τροποποίηση εντύπων	Παρατηρήσεις 	
1	Πιστοποιητικό γέννησης
						
2	Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης
						
3	Πιστοποιητικό εγγραφής ανδρών στα μητρώα αρένων
						
4	Αντίγραφο ή απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης γέννησης
						
5	Αντίγραφο ή απόσπασμα  ληξιαρχικής πράξης γάμου
						
6	Αντίγραφο ή απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης θανάτου

7	Αντίγραφο Ποινικού Μητρώου γενικής ή δικαστικής χρήσης  
						
8	Πιστοποιητικό περί μη πτώχευσης
						
9	Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό εκκαθάριση
						
10	  Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό πτωχευτικό συμβιβασμό ή άλλη ανάλογη κατάσταση
						
11	  Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση
						
12	Πιστοποιητικό ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση
						
13	Πιστοποιητικό περί μη έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκκαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συμβιβασμού
						
14	Πιστοποιητικό περί μη κατάθεσης αίτησης για αναγκαστική διαχείριση 
						
15	Πιστοποιητικό περί μη τροποποίησης καταστατικού εταιρείας ή σωματείου
						
16	Πιστοποιητικό περί καταχώρησης ή μη εταιρείας ή σωματείου στο οικείο βιβλίο (μητρώο) του Πρωτοδικείου
						
17	Αντίγραφο καταστατικού εταιρείας ή σωματείου που έχει κατατεθεί στο οικείο Πρωτοδικείο.
						
18	Πιστοποιητικό περί μη θέσεως σε δικαστική συμπαράσταση
						
19	Συνταξιοδοτική Απόφαση λόγω γήρατος, αναπηρίας και θανάτου όλων των ασφαλιστικών ταμείων (κύριας και επικουρικής ασφάλισης) αρμοδιότητας Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων
						
20	Απόφαση αναγνώρισης στρατιωτικής υπηρεσίας όλων των ασφαλιστικών ταμείων (κύριας και επικουρικής) αρμοδιότητας Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων.						
21	Βεβαίωση ασφαλιστικής ενημερότητας από τους φορείς κύριας ασφάλισης αρμοδιότητας της Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων						
22	Βεβαίωση προϋπηρεσίας						
23	Πιστοποιητικό υπηρεσιακών μεταβολών						
24	Βεβαίωση / Πιστοποιητικό υπηρεσιακής κατάστασης ή πιστοποιητικό υπαλληλικής ιδιότητας 						
25	Βεβαίωση αποδοχών / μισθοδοσίας						
26	Βεβαίωση ΥΕΝ/ΚΕΕΠ ότι το συγκεκριμένο κατάστημα πληροί τις απαιτήσεις του κανονισμού ενδιαίτησης επιβατών						
27	Επικυρωμένο φωτοαντίγραφο του εν ισχύει Πρωτοκόλλου Γενικής Επιθέωρησης						
28	Πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης τύπου Α΄  ή Β						
΄

 2ος ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΡΟΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ
Για Δικαιολογητικά που αναζητούνται ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΑ από τις υπηρεσίες μετά από συναίνεση του ενδιαφερόμενου πολίτη (ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΗ ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ)

Α/Α	

Είδος πιστοποιητικού (αναγράφεται το συγκεκριμένο πιστοποιητικό)	Αριθμός πιστοποιητικών που αναζητήθηκαν αυτεπάγγελτα	Αριθμός περιπτώσεων που το πιστοποιητικό κατατέθηκε ως δικαιολογητικό από τον πολίτη	Τηρούνται οι προβλεπόμενοι χρόνοι διεκπεραίωσης
(ΝΑΙ/ΟΧΙ)	Τροποποίηση εντύπων	Παρατηρήσεις 	
1							
2							
3							
4							
5							
6							
7							
8							
9							
10							
11							
12							
13							
14							
15	

						
16							
17							
18							
19							
20